Acheter des services et fournitures en Suisse : critères, appels d’offres et contrats

Fournitures, services et travaux de construction : pourquoi la catégorie du mandat change tout

Quiconque achète des services ou des fournitures en Suisse doit d’abord distinguer entre un marché public et un achat privé. Pour les marchés publics, le cadre dépend du mandant : la LMP s’applique à la Confédération, tandis qu’au niveau intercantonal, la référence est l’AICP. Ce guide suit l’appel d’offres depuis le choix des critères jusqu’aux contrôles liés au contrat.

Avant de préparer une offre, identifiez la catégorie du mandat. L’avis d’appel d’offres ou la communication directe doit indiquer le genre de mandat et le type de procédure, ainsi que les classifications CPV et CPC pour les services (art. 35 LMP / AICP).

Pour savoir quelle procédure régit le mandat, vérifiez celle indiquée dans l’avis d’appel d’offres. Les quatre formes sont le concours public, la procédure sélective, la procédure sur invitation et la gré à gré pour attribution directe ; la Confédération peut recourir à cette dernière pour des attributions directes.

Avant de préparer une offre, vérifiez dans l’avis d’appel d’offres la procédure appliquée et consultez la documentation associée. Ce sont ces documents qui indiquent les conditions de l’appel d’offres spécifique et les éléments à présenter.

Le recours au gré à gré n’est pas libre : le cas de figure doit être rempli. C’est le cas si, lors de la procédure de concours public, de la procédure sélective ou de la procédure sur invitation, aucune offre n’a été reçue ou aucune demande de participation.

Le cas de figure est également rempli si aucune offre ne satisfait aux exigences essentielles définies dans l’avis d’appel d’offres ou aux spécifications techniques, ou si aucun soumissionnaire ne remplit les critères d’aptitude.

CPV signifie « Common Procurement Vocabulary », le vocabulaire commun pour les marchés publics de l’Union européenne. CPC signifie « Central Product Classification », la classification centrale des produits des Nations Unies. Les codes décrivent de manière compréhensible par tous ce qui est acheté et situent le mandat sur un marché précis.

La distinction entre les catégories n’est pas formelle : la catégorie choisie par le mandant oriente les documents que le soumissionnaire doit consulter et remplir.

La classification conditionne le type de procédure et le cercle des entreprises potentiellement intéressées. Elle conditionne aussi les preuves d’aptitude : pour une fourniture standardisée, la capacité de livraison et le service après-vente sont primordiaux ; pour un service intellectuel, le personnel et l’organisation mis à disposition comptent ; pour un travail de construction, ce sont les capacités techniques et d’exécution.

La classification influe enfin sur le poids relatif des critères d’adjudication. Lorsque l’objet est répétitif et bien défini, la comparaison tend à se porter sur le prix ; lorsqu’il est complexe ou continu, la qualité, l’organisation et la compétence pèsent davantage.

Le cadre n’est pas seulement fédéral. La LMP, loi fédérale sur les marchés publics, s’applique aux mandats de la Confédération ; pour le niveau intercantonal, la référence est l’AICP. Savoir lequel des deux textes régit la procédure est la première étape pour structurer l’offre.

Un achat privé en ligne suit un parcours différent d’un appel d’offres public, mais nécessite néanmoins de lire les conditions contractuelles avant de confirmer la commande. Pour ceux qui achètent des services ou des fournitures, il est utile de distinguer les règles de l’appel d’offres public des conditions convenues avec un vendeur privé.

Les conditions générales peuvent influencer le contenu du contrat. Avant de confirmer l’achat, lisez les clauses principales.

Pour le commerce électronique, l’art. 3 al. 1 let. s LCDI impose à quiconque propose des marchandises, des œuvres ou des prestations d’indiquer clairement son identité et son adresse de contact, les étapes techniques de la conclusion du contrat et les moyens de corriger les erreurs avant l’envoi de la commande. Le vendeur doit en outre confirmer immédiatement par voie électronique la commande du client.

Avant de confirmer un achat en ligne, vérifiez dans les conditions générales les clauses principales, en particulier celles concernant la livraison, le retour et la garantie pour vices cachés. Le SECO conseille de se renseigner sur ces points avant l’achat.

Décrire ce que l’on souhaite acheter : quantités, lots, variantes et sous-traitance

Celui qui lance l’appel d’offres doit définir l’objet avant de publier : genre et quantité ou estimation, options, lots, plafond de lots, offres partielles, consortiums, sous-traitants et variantes. La clarté sur ces points évite de préparer une documentation inutile.

L’avis d’appel d’offres décrit les prestations : genre et quantité ou, si la quantité n’est pas connue, une estimation correspondante, plus les éventuelles options. L’estimation est prévue lorsque l’objet n’est pas quantifiable à l’avance, par exemple parce qu’il dépend de l’évolution d’un besoin.

Le prix doit être construit sur des bases déclarées et compréhensibles ; les volumes effectifs pourront s’écarter de l’estimation.

L’avis d’appel d’offres peut prévoir la division en lots, le plafond de lots attribuables à un seul soumissionnaire et la possibilité d’offres partielles. La division en lots élargit généralement le panel des entreprises admises à concourir, y compris celles de plus petite taille.

Le plafond empêche qu’un seul soumissionnaire remporte l’intégralité du mandat. La réglementation des offres partielles indique s’il est possible de concourir uniquement pour une partie de la prestation ; le savoir à l’avance évite de préparer une documentation inutile.

L’avis d’appel d’offres établit, le cas échéant, la limitation ou l’exclusion des consortiums et des sous-traitants. Il peut aussi limiter ou exclure les variantes.

Si les consortiums sont admis, une entreprise peut combler des lacunes de capacité en s’associant. Si la sous-traitance est limitée, elle doit démontrer qu’elle peut exécuter avec ses propres moyens les parties non délégables.

Si les variantes sont exclues, l’offre doit rester fidèle à la description. Si elles sont admises, cela ouvre la place à des propositions alternatives à motiver avec soin.

Établir l’avis d’appel d’offres et la documentation : les informations qui rendent une offre présentable

Pour préparer l’avis d’appel d’offres et la documentation, l’acheteur fixe les conditions de participation, les critères d’aptitude et les critères d’adjudication. Le guide commun aux marchés publics TRIAS de l’OFCP et les fiches d’information TRIAS sont des outils auxiliaires pour la pratique et la formation.

Le Centre de compétences pour les marchés publics de la Confédération (CCMPC) offre sur la plateforme PERIMAP des informations et des outils utiles tout au long du processus de passation de marché. La Conférence des achats de la Confédération (CAC) met à disposition des conditions générales de contrat de la Confédération et des autodéclarations pour les soumissionnaires.

Pour le secteur de la construction, la KBOB met à disposition des modèles d’avis d’appel d’offres, des modèles de contrat, des guides et d’autres aides. La plateforme PAP rassemble des exemples concrets de critères pour les appels d’offres publics et des outils pour intégrer des aspects de durabilité dans la procédure (TRIAS).

La liste minimale de l’avis d’appel d’offres est précisée à l’art. 35 LMP / AICP. Elle comprend le nom et l’adresse du mandant ; le genre de mandat et le type de procédure, avec les classifications CPV et CPC pour les services ; la description des prestations avec genre et quantité ou estimation, plus les éventuelles options ; le lieu de la prestation et la date d’exécution.

LMP est la Loi fédérale du 21 juin 2019 sur les marchés publics. Le renvoi à l’art. 35 LMP / AICP concerne la liste minimale de l’avis d’appel d’offres.

L’avis d’appel d’offres indique ensuite l’éventuelle division en lots, le plafond de lots par soumissionnaire et la possibilité d’offres partielles. Suivent l’éventuelle limitation ou exclusion des consortiums et des sous-traitants, des variantes, et le délai de remise des offres ou des demandes de participation.

Il ajoute les exigences formelles de présentation : si la prestation et le prix peuvent être proposés dans deux enveloppes distinctes ; la ou les langues de la procédure et de l’offre ; les critères d’aptitude et les preuves requises. En cas de procédure sélective, il peut indiquer éventuellement le nombre maximal de soumissionnaires invités.

Il comprend en outre les critères d’adjudication et leur pondération, s’ils ne figurent pas déjà dans la documentation de l’appel d’offres. Il peut prévoir l’éventuelle réserve d’attribuer des prestations partielles. Il indique la durée de validité des offres.

Il spécifie l’adresse auprès de laquelle obtenir la documentation et l’éventuel émolument couvrant les frais. Il signale si le marché relève du champ des traités internationaux.

Pour celui qui offre, chaque point est une obligation concrète : le nom et l’adresse du mandant servent à adresser correctement la documentation et à identifier l’interlocuteur pour les demandes de clarification. Le genre de mandat et les classifications indiquent sur quel marché on se situe. La description et la quantité définissent l’objet de l’offre et empêchent de proposer autre chose.

Le lieu et la date d’exécution ont des répercussions sur la logistique, le personnel et les coûts. Le délai, la langue et les exigences formelles décident de l’admissibilité : une offre parfaite mais remise en retard ou dans la mauvaise langue n’est pas utilisable.

Les points restants guident la stratégie. Les critères d’aptitude et les preuves requises indiquent quels documents joindre. Les critères d’adjudication et la pondération indiquent sur quoi concentrer l’attention lors de la rédaction. La validité de l’offre lie le soumissionnaire pour la période indiquée.

L’adresse pour obtenir les actes et l’éventuel émolument doivent être vérifiés immédiatement, car ils déterminent les délais et les coûts d’accès à la documentation complète. Si l’avis d’appel d’offres ne mentionne pas les critères d’adjudication et la pondération, ceux-ci doivent se trouver dans la documentation de l’appel d’offres : c’est là qu’il faut chercher l’information manquante.

L’avis d’appel d’offres peut en outre indiquer, le cas échéant, les soumissionnaires préimpliqués et admis à la procédure. Il peut aussi indiquer les voies de droit. Pour les prestations demandées périodiquement, il peut indiquer la date du prochain appel d’offres et l’éventuelle réduction du délai.

Critères d’aptitude et conditions de participation : qui est admis à offrir

Du côté de l’acheteur, l’aptitude sert à sélectionner qui peut participer : on vérifie les capacités techniques, économiques et organisationnelles via des preuves documentaires. Les références qui servent uniquement à franchir le seuil ne produisent pas de score.

Les conditions de participation et les critères d’aptitude concernent le sujet qui offre : ils attestent que le soumissionnaire possède les requis nécessaires pour être admis à la procédure. Les critères d’adjudication concernent en revanche l’offre présentée.

Les références qui servent uniquement à franchir le seuil d’admission ne produisent pas de score.

L’avis d’appel d’offres indique les critères d’aptitude et les preuves requises. Les preuves sont des documents : déclarations, attestations, références, certifications relatives aux capacités techniques, économiques et organisationnelles. Elles doivent être préparées avant le délai, car il n’est généralement pas possible de les compléter ultérieurement sans risquer l’exclusion.

La loi fédérale admet à présenter une offre les soumissionnaires de Suisse et ceux d’autres États envers lesquels subsistent les conditions prévues par la loi elle-même.

L’avis d’appel d’offres peut limiter ou exclure les consortiums et les sous-traitants. Si les consortiums sont admis, le soumissionnaire peut combiner les capacités de plusieurs entreprises pour atteindre le seuil d’aptitude ; s’ils sont exclus, chaque participant doit compter sur ses propres forces.

Il en va de même pour les sous-traitants : leur admission influence la liberté d’organiser l’exécution ; leur exclusion impose de démontrer des moyens propres.

Dans les procédures sélectives, le nombre maximal de soumissionnaires invités à présenter une offre peut en outre être indiqué, sur la base de l’Annexe 3 OMP. Ceux qui ne font pas partie des invités n’arrivent pas à la phase de l’offre.

Critères d’adjudication et pondération : comment une offre est réellement évaluée

La comparaison des suivis des marchés donne des indications sur les indicateurs utilisés, mais ne remplace pas les critères et la pondération publiés pour l’appel d’offres spécifique. Pour évaluer une offre, considérez le prix et la qualité à la lumière des règles de la procédure.

Pour appliquer ces critères, reliez chaque point à des éléments vérifiables de l’offre : description technique pour la qualité, mesures concrètes pour la durabilité et explications cohérentes pour la plausibilité de l’offre et du prix. Ne confondez pas cette comparaison avec la vérification de l’aptitude du soumissionnaire.

Celui qui rédige l’offre doit se demander, pour chaque critère annoncé, ce qui sera exactement lu et comparé. Le document doit être construit de manière à ce que ces informations soient immédiatement visibles et vérifiables.

La pondération des critères est communiquée dans l’avis d’appel d’offres ou, si elle n’y figure pas, dans la documentation de l’appel d’offres.

Une pondération accordant beaucoup de poids à la qualité impose d’investir dans la description technique, l’organisation du service et la compétence du personnel proposé. Une pondération privilégiant le prix impose de travailler sur les coûts et l’efficacité.

En ce qui concerne les critères d’adjudication individuels, la Confédération applique la pondération moyenne.

Les données publiées sur simap.ch et les comparaisons réalisées par la Société suisse des entrepreneurs-construction offrent des pistes de lecture sur le suivi des adjudications. Pour la procédure spécifique, c’est toutefois l’appel d’offres concret qui fait foi.

Les indicateurs des suivis ont été modélisés statistiquement et ne distinguent pas entre les différents services demandeurs. Les résultats doivent donc être lus en tenant compte des différences entre les outils de suivi.

Sur le plan fédéral, la Conférence des achats de la Confédération (CAC) a publié pour la première fois à l’été 2023 le suivi de la mise en œuvre de la stratégie des achats de la Confédération pour 2022.

Pour l’appel d’offres spécifique, vérifiez les critères et la pondération publiés dans l’avis d’appel d’offres ou dans la documentation. Utilisez ces valeurs pour décider quels éléments de l’offre rendre plus clairs et vérifiables.

Étant donné que les critères d’adjudication peuvent être indiqués dans la documentation plutôt que dans l’avis d’appel d’offres, la première vérification, une fois les actes obtenus, consiste à savoir où ils se trouvent et comment ils sont pondérés.

La pondération concrète se lit dans l’avis d’appel d’offres ou dans la documentation de l’appel d’offres. Préparez l’offre sur la base des critères publiés pour cette procédure.

Présenter l’offre : délais, langue, forme et demandes de clarification

Celui qui lance l’appel d’offres fixe le délai, la langue, les exigences formelles et la séparation entre prestation et prix. Ces règles décident de l’admissibilité et doivent être indiquées avec précision dans l’avis d’appel d’offres.

L’admissibilité de l’offre dépend d’accomplissements formels que l’avis d’appel d’offres indique expressément. Le premier est le délai de remise des offres ou des demandes de participation : c’est une date fixe, et les offres tardives n’entrent pas dans l’évaluation.

Le deuxième est la ou les langues de la procédure et de l’offre. Une proposition rédigée dans une langue non admise rend inutile le travail effectué.

L’avis d’appel d’offres précise ensuite les exigences formelles de présentation. En particulier, il peut indiquer que la prestation et le prix sont proposés dans deux enveloppes distinctes. La séparation entre la partie technique et la partie économique garantit que l’évaluation de la qualité a lieu sans que les évaluateurs connaissent le prix.

Pour le soumissionnaire, cela signifie préparer deux documents cohérents entre eux. L’enveloppe technique ne doit contenir aucun élément de prix ; l’enveloppe économique doit correspondre exactement à la prestation proposée. La durée de validité de l’offre indiquée dans l’avis d’appel d’offres doit également être respectée, car l’engagement pris reste valable pendant toute cette période.

L’avis d’appel d’offres peut enfin signaler le déroulement d’une enchère électronique et, le cas échéant, l’intention du mandant de mener un dialogue au sens de l’art. 24 LMP / AICP. L’enchère électronique exige de pouvoir revoir le prix dans une phase ultérieure ; le dialogue exige une disponibilité à discuter des solutions avant la présentation de l’offre définitive. La tournée de questions-réponses fait également partie des éléments de publication et des délais.

Vérification préliminaire avant de présenter une offre

De l’examen des offres à l’adjudication : ce qui se passe après la remise

Une fois l’offre remise, s’ouvre la phase de vérification et d’évaluation. Le mandant contrôle d’abord l’admissibilité formelle : respect du délai, langue, exhaustivité des documents, présence des preuves d’aptitude requises.

Suit l’examen du contenu, au cours duquel les offres admises sont comparées sur la base des critères d’adjudication et de leur pondération. À ce stade, la clarté de la description technique et la cohérence entre la prestation offerte et le prix indiqué deviennent décisives.

Les étapes finales de la procédure sont au nombre de trois : vérification et évaluation des offres, adjudication du mandat et clôture de la procédure. Le contrat intervient en aval de l’adjudication, lorsque la procédure est close.

L’adjudication n’est pas encore le contrat : la décision conclut l’évaluation des offres, tandis que le contrat vient après la clôture de la procédure. Dans le texte contractuel, clarifiez au moins l’objet et la prestation, le prix et les modalités de paiement, les délais d’exécution, les garanties, la responsabilité, les éventuelles pénalités et les conditions de résiliation.

L’avis d’appel d’offres peut prévoir la réserve de la faculté d’attribuer des prestations partielles. Cela signifie que le mandant n’est pas tenu d’attribuer l’ensemble de l’objet à un seul soumissionnaire : il peut adjuger seulement une partie de la prestation.

Celui qui concourt peut clarifier quelles portions il est capable d’exécuter autonomement et à quelles conditions.

Un autre élément est la position des soumissionnaires déjà impliqués dans la procédure, que l’avis d’appel d’offres peut mentionner le cas échéant. Savoir qui a participé à la préparation du mandat aide à comprendre le contexte de l’évaluation et le type de concurrence.

La décision d’adjudication clôt la phase d’examen. La transparence contribue également aux obligations d’information : par exemple, Swissgrid indique fournir une fois par an, conformément à l’art. 27 de l’Ordonnance sur les marchés publics (OMP), des informations sous format électronique sur les contrats.

L’avis d’appel d’offres peut indiquer, le cas échéant, les voies de droit. Consultez l’avis d’appel d’offres et la documentation de la procédure pour identifier les indications publiées pour contester le résultat ; ne confondez pas cette phase avec la définition ultérieure du contrat (TRIAS).

Le mandant sélectionne le fournisseur en deux temps : il vérifie d’abord l’admissibilité et l’aptitude, puis évalue les offres sur les critères d’adjudication. La clarté de la description technique et la cohérence entre prestation et prix sont décisives.

Pour les contrats fédéraux, la CAC met à disposition des conditions générales de contrat de la Confédération et des autodéclarations pour les soumissionnaires. Pour le secteur de la construction, la KBOB fournit des modèles de contrat, des modèles d’avis d’appel d’offres et des guides : comparez le modèle pertinent avec les prestations et les conditions effectivement convenues (TRIAS).

Avant de signer, vérifiez que le texte contractuel reprend sans ambiguïté la prestation adjugée et les conditions économiques et opérationnelles convenues. Si un modèle de contrat a été utilisé, vérifiez également que les éventuelles modifications sont cohérentes avec l’offre sélectionnée.