Dienstleistungen und Lieferungen in der Schweiz einkaufen: Kriterien, Ausschreibungen und Verträge

Lieferungen, Dienstleistungen und Bauleistungen: Warum die Auftragskategorie alles verändert

Wer in der Schweiz Dienstleistungen oder Lieferungen bezieht, muss zunächst zwischen einem öffentlichen Auftrag und einem privaten Einkauf unterscheiden. Bei öffentlichen Aufträgen hängt der Rahmen vom Auftraggeber ab: Für den Bund gilt das BöB, auf interkantonaler Ebene ist das IVöB massgebend. Dieser Leitfaden begleitet das Vergabeverfahren von der Wahl der Kriterien bis zur Vertragskontrolle.

Bevor Sie ein Angebot vorbereiten, bestimmen Sie die Kategorie des Auftrags. Die Ausschreibung oder die direkte Mitteilung muss die Art des Auftrags und das Verfahren sowie die CPV- und CPC-Klassifikationen für Dienstleistungen angeben (Art. 35 BöB / IVöB).

Um zu wissen, welches Verfahren den Auftrag regelt, prüfen Sie das in der Ausschreibung angegebene Verfahren. Die vier Formen sind der offene Wettbewerb, das Selektionsverfahren, das Verfahren mit Einladung und die freihändige Vergabe für Direktaufträge; der Bund kann letztere für direkte Zuteilungen nutzen.

Bevor Sie ein Angebot vorbereiten, prüfen Sie in der Ausschreibung das angewandte Verfahren und konsultieren Sie die zugehörige Dokumentation. Diese Dokumente geben die Bedingungen der einzelnen Ausschreibung und die einzureichenden Elemente an.

Die Nutzung der Direktvergabe ist nicht frei: Der Tatbestand muss erfüllt sein. Dies ist der Fall, wenn im offenen Wettbewerb, im Selektionsverfahren oder im Verfahren mit Einladung keine Angebote oder Teilnahmeanträge eingegangen sind.

Der Tatbestand ist auch erfüllt, wenn kein Angebot den in der Ausschreibung definierten wesentlichen Anforderungen entspricht oder die technischen Spezifikationen erfüllt, oder wenn kein Bieter die Eignungskriterien erfüllt.

CPV steht für «Common Procurement Vocabulary», das gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge der Europäischen Union. CPC steht für «Central Product Classification», die zentrale Produktklassifikation der Vereinten Nationen. Die Codes beschreiben für alle verständlich, was eingekauft wird, und ordnen den Auftrag einem spezifischen Markt zu.

Die Unterscheidung zwischen Kategorien ist nicht formal: Die vom Auftraggeber gewählte Kategorie bestimmt, welche Dokumente der Bieter konsultieren und ausfüllen muss.

Die Klassifizierung bedingt die Art des Verfahrens und den Kreis der potenziell interessierten Unternehmen. Sie bedingt auch die Eignungsnachweise: Bei einer standardisierten Lieferung zählen vor allem Lieferfähigkeit und Support; bei einer intellektuellen Dienstleistung zählen bereitgestelltes Personal und Organisation; bei einer Bauleistung zählen technische und ausführende Fähigkeiten.

Die Klassifizierung beeinflusst schliesslich das relative Gewicht der Zuschlagskriterien. Wo der Gegenstand repetitiv und klar definiert ist, verlagert sich der Vergleich tendenziell auf den Preis; wo er komplex oder kontinuierlich ist, zählen Qualität, Organisation und Kompetenz mehr.

Der Rahmen ist nicht nur bundesweit. Für Aufträge des Bundes gilt das BöB, das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen; für die interkantonale Ebene ist das IVöB massgebend. Zu wissen, welcher der beiden Texte das Verfahren regelt, ist der erste Schritt zur Gestaltung des Angebots.

Ein privater Online-Einkauf folgt einem anderen Weg als eine öffentliche Ausschreibung, erfordert aber dennoch, die Vertragsbedingungen vor der Bestellbestätigung zu lesen. Für Käufer von Dienstleistungen oder Lieferungen ist es nützlich, die Regeln der öffentlichen Ausschreibung von den mit einem privaten Verkäufer vereinbarten Bedingungen zu unterscheiden.

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen können den Inhalt des Vertrags beeinflussen. Lesen Sie vor der Bestellbestätigung die Hauptklauseln.

Für den elektronischen Handel verpflichtet Art. 3 Abs. 1 Bst. s UWG Anbieter von Waren, Werken oder Leistungen, ihre Identität und Kontaktadresse, die technischen Schritte zum Vertragsschluss und die Mittel zur Korrektur von Fehlern vor dem Absenden der Bestellung klar anzugeben. Der Verkäufer muss die Bestellung des Kunden zudem unmittelbar elektronisch bestätigen.

Prüfen Sie vor der Bestätigung eines Online-Kaufs in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen die Hauptklauseln, insbesondere jene zu Lieferung, Rückgabe und Mängelgewährleistung. Das SECO empfiehlt, sich vor dem Kauf über diese Punkte zu informieren.

Beschreiben, was gekauft werden soll: Mengen, Lose, Varianten und Subunternehmung

Der Ausschreibende muss den Gegenstand vor der Veröffentlichung definieren: Art und Menge oder Schätzung, Optionen, Lose, Obergrenze für Lose, Teilangebote, Konsortien, Subunternehmer und Varianten. Klarheit bei diesen Punkten vermeidet die Erstellung unnötiger Dokumentation.

Die Ausschreibung beschreibt die Leistungen: Art und Menge oder, wenn die Menge nicht bekannt ist, eine entsprechende Schätzung, plus allfällige Optionen. Die Schätzung ist vorgesehen, wenn der Gegenstand im Voraus nicht quantifizierbar ist, zum Beispiel weil er von der Entwicklung eines Bedarfs abhängt.

Der Preis muss auf deklarierten und verständlichen Grundlagen aufgebaut sein; die tatsächlichen Volumina können von der Schätzung abweichen.

Die Ausschreibung kann die Aufteilung in Lose, die Obergrenze für Lose, die ein einzelner Bieter erhalten kann, und die Möglichkeit von Teilangeboten vorsehen. Die Aufteilung in Lose erweitert normalerweise den Kreis der zur Konkurrenz zugelassenen Unternehmen, einschliesslich kleinerer Unternehmen.

Die Obergrenze verhindert, dass ein einzelner Bieter den gesamten Auftrag erhält. Die Regelung der Teilangebote gibt an, ob es möglich ist, nur für einen Teil der Leistung zu konkurrieren; dies im Voraus zu wissen, vermeidet die Erstellung unnötiger Dokumentation.

Die Ausschreibung legt gegebenenfalls die Beschränkung oder den Ausschluss von Konsortien und Subunternehmern fest. Sie kann auch Varianten beschränken oder ausschliessen.

Wenn Konsortien zugelassen sind, kann ein Unternehmen Kapazitätslücken durch Partnerschaften schliessen. Wenn die Subunternehmung beschränkt ist, muss nachgewiesen werden, dass die nicht delegierbaren Teile mit eigenen Mitteln ausgeführt werden können.

Wenn Varianten ausgeschlossen sind, muss das Angebot der Beschreibung treu bleiben. Wenn sie zugelassen sind, eröffnet sich Raum für alternative Vorschläge, die sorgfältig begründet werden müssen.

Erstellen der Ausschreibung und Dokumentation: Informationen, die ein Angebot präsentabel machen

Zur Vorbereitung von Ausschreibung und Dokumentation legt der Käufer Teilnahmebedingungen, Eignungskriterien und Zuschlagskriterien fest. Der gemeinsame Leitfaden für öffentliche Aufträge TRIAS der BKWB und die TRIAS-Informationsblätter sind Hilfsmittel für Praxis und Ausbildung.

Das Kompetenzzentrum für öffentliches Beschaffungswesen des Bundes (KöB) bietet auf der Plattform PERIMAP Informationen und nützliche Tools während des gesamten Beschaffungsprozesses. Die Beschaffungskonferenz des Bundes (BK) stellt Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bundes und Selbstdeklarationen für die Bieter zur Verfügung.

Für den Baubereich stellt die KBOB Musterausschreibungen, Musterverträge, Leitfäden und andere Hilfen zur Verfügung. Die Plattform PAP sammelt konkrete Beispiele von Kriterien für öffentliche Ausschreibungen und Tools zur Integration von Nachhaltigkeitsaspekten in das Verfahren (TRIAS).

Die Mindestliste der Ausschreibung ist in Art. 35 BöB / IVöB präzisiert. Sie umfasst Name und Adresse des Auftraggebers; Art des Auftrags und Verfahrenstyp, mit CPV- und CPC-Klassifikationen für Dienstleistungen; Beschreibung der Leistungen mit Art und Menge oder Schätzung, plus allfällige Optionen; Ort der Leistungserbringung und Ausführungsdatum.

BöB ist das Bundesgesetz vom 21. Juni 2019 über das öffentliche Beschaffungswesen. Der Verweis auf Art. 35 BöB / IVöB betrifft die Mindestliste der Ausschreibung.

Die Ausschreibung gibt dann die allfällige Aufteilung in Lose, die Obergrenze für Lose pro Bieter und die Möglichkeit von Teilangeboten an. Es folgen die allfällige Beschränkung oder der Ausschluss von Konsortien und Subunternehmern, von Varianten, und die Frist für die Einreichung von Angeboten oder Teilnahmeanträgen.

Sie fügt die formellen Einreichungsanforderungen hinzu: ob Leistung und Preis in zwei getrennten Umschlägen vorgeschlagen werden können; die Sprache oder Sprachen des Verfahrens und des Angebots; die Eignungskriterien und die geforderten Nachweise. Im Falle eines Selektionsverfahrens kann sie gegebenenfalls die maximale Anzahl der eingeladenen Bieter angeben.

Sie umfasst zudem die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung, falls diese nicht bereits in der Ausschreibungsdokumentation enthalten sind. Sie kann die allfällige Reserve vorsehen, Teilleistungen zu vergeben. Sie gibt die Gültigkeitsdauer der Angebote an.

Sie spezifiziert die Adresse, unter der die Dokumentation bezogen werden kann, und das allfällige Entgelt zur Deckung der Kosten. Sie weist darauf hin, ob der Auftrag in den Bereich internationaler Abkommen fällt.

Für den Bieter ist jeder Punkt eine konkrete Pflicht: Name und Adresse des Auftraggebers dienen dazu, die Dokumentation korrekt zu adressieren und den Ansprechpartner bei Klärungsfragen zu identifizieren. Art des Auftrags und Klassifikationen sagen, in welchem Markt man sich bewegt. Beschreibung und Menge definieren den Gegenstand des Angebots und verhindern, etwas anderes vorzuschlagen.

Ort und Datum der Ausführung haben Auswirkungen auf Logistik, Personal und Kosten. Frist, Sprache und formelle Anforderungen entscheiden über die Zulässigkeit: Ein perfektes, aber spät oder in der falschen Sprache eingereichtes Angebot ist nicht verwendbar.

Die übrigen Punkte leiten die Strategie. Eignungskriterien und geforderte Nachweise sagen, welche Dokumente beizulegen sind. Zuschlagskriterien und Gewichtung sagen, worauf bei der Ausarbeitung der Fokus gelegt werden soll. Die Gültigkeit des Angebots bindet den Bieter für den angegebenen Zeitraum.

Die Adresse für den Bezug der Akten und das allfällige Entgelt sollten sofort geprüft werden, da sie Zugangszeiten und -kosten zur vollständigen Dokumentation bestimmen. Wenn die Ausschreibung die Zuschlagskriterien und die Gewichtung nicht enthält, müssen diese in der Ausschreibungsdokumentation zu finden sein: Dort ist die fehlende Information zu suchen.

Die Ausschreibung kann zudem gegebenenfalls die vorbefassten und zum Verfahren zugelassenen Bieter angeben. Sie kann auch die Rechtsmittel angeben. Für periodisch geforderte Leistungen kann sie das Datum der nächsten Ausschreibung und die allfällige Verkürzung der Frist angeben.

Eignungskriterien und Teilnahmebedingungen: Wer darf bieten

Aus Sicht des Käufers dient die Eignung dazu, diejenigen auszuwählen, die teilnehmen dürfen: Technische, wirtschaftliche und organisatorische Fähigkeiten werden durch dokumentarische Nachweise überprüft. Referenzen, die nur dazu dienen, die Schwelle zu überschreiten, ergeben keine Punktzahl.

Die Teilnahmebedingungen und Eignungskriterien betreffen den bietenden Subjekt: Sie bestätigen, dass der Bieter die erforderlichen Voraussetzungen besitzt, um am Verfahren teilzunehmen. Die Zuschlagskriterien betreffen hingegen das eingereichte Angebot.

Referenzen, die nur dazu dienen, die Zulassungsschwelle zu überschreiten, ergeben keine Punktzahl.

Die Ausschreibung gibt die Eignungskriterien und die geforderten Nachweise an. Die Nachweise sind Dokumente: Erklärungen, Bescheinigungen, Referenzen, Zertifizierungen bezüglich technischer, wirtschaftlicher und organisatorischer Fähigkeiten. Sie müssen vor der Frist vorbereitet werden, da eine nachträgliche Ergänzung in der Regel nicht möglich ist, ohne das Risiko eines Ausschlusses einzugehen.

Das Bundesgesetz erlaubt Anbietern aus der Schweiz und aus anderen Staaten, gegenüber denen die im Gesetz selbst vorgesehenen Voraussetzungen bestehen, ein Angebot einzureichen.

Die Ausschreibung kann Konsortien und Subunternehmer beschränken oder ausschliessen. Wenn Konsortien zugelassen sind, kann der Bieter die Fähigkeiten mehrerer Unternehmen kombinieren, um die Eignungsschwelle zu erreichen; wenn sie ausgeschlossen sind, muss jeder Teilnehmer auf eigenen Kräften beruhen.

Dasselbe gilt für Subunternehmer: Ihre Zulassung beeinflusst die Freiheit, die Ausführung zu organisieren; ihr Ausschluss verlangt den Nachweis eigener Mittel.

In Selektionsverfahren kann zudem basierend auf Anhang 3 VöB die maximale Anzahl der zur Angebotsabgabe eingeladenen Bieter angegeben werden. Wer nicht zu den Eingeladenen gehört, erreicht die Angebotsphase nicht.

Zuschlagskriterien und Gewichtung: Wie ein Angebot wirklich bewertet wird

Der Vergleich der Beschaffungsmonitorings bietet Hinweise auf die verwendeten Indikatoren, ersetzt aber nicht die für die einzelne Ausschreibung veröffentlichten Kriterien und Gewichtungen. Um ein Angebot zu bewerten, betrachten Sie Preis und Qualität im Lichte der Verfahrensregeln.

Um diese Kriterien anzuwenden, verbinden Sie jeden Punkt mit überprüfbaren Elementen des Angebots: Technische Beschreibung für die Qualität, konkrete Massnahmen für die Nachhaltigkeit und kohärente Erläuterungen für die Plausibilität des Angebots und des Preises. Verwechseln Sie diesen Vergleich nicht mit der Überprüfung der Eignung des Bieters.

Wer das Angebot erstellt, muss sich für jedes angekündigte Kriterium fragen, was genau gelesen und verglichen wird. Das Dokument ist so zu gestalten, dass diese Informationen sofort sichtbar und überprüfbar sind.

Die Gewichtung der Kriterien wird in der Ausschreibung oder, falls nicht dort enthalten, in der Ausschreibungsdokumentation mitgeteilt.

Eine Gewichtung mit starkem Gewicht auf der Qualität verlangt Investitionen in die technische Beschreibung, die Organisation der Dienstleistung und die Kompetenz des vorgeschlagenen Personals. Eine, die den Preis bevorzugt, verlangt Arbeit an Kosten und Effizienz.

Was die einzelnen Zuschlagskriterien betrifft, wendet der Bund die durchschnittliche Gewichtung an.

Die auf simap.ch veröffentlichten Daten und die von der Schweizerischen Bauunternehmer-Vereinigung gepflegten Vergleiche bieten Lesestoff zum Monitoring der Vergaben. Für das einzelne Verfahren bleibt jedoch die konkrete Ausschreibung massgebend.

Die Indikatoren der Monitorings wurden statistisch modelliert und unterscheiden nicht zwischen den einzelnen anfordernden Dienststellen. Die Ergebnisse sind daher unter Berücksichtigung der Unterschiede zwischen den Monitoring-Instrumenten zu lesen.

Auf Bundesebene hat die Beschaffungskonferenz des Bundes (BK) im Sommer 2023 erstmals das Monitoring der Umsetzung der Beschaffungsstrategie des Bundes für 2022 veröffentlicht.

Prüfen Sie für die einzelne Ausschreibung die in der Ausschreibung oder der Dokumentation veröffentlichten Kriterien und Gewichtungen. Nutzen Sie diese Werte, um zu entscheiden, welche Elemente des Angebots klarer und überprüfbarer gemacht werden sollen.

Da die Zuschlagskriterien in der Dokumentation statt in der Ausschreibung angegeben sein können, ist die erste Prüfung nach Erhalt der Akten, wo sie sich befinden und wie sie gewichtet sind.

Die konkrete Gewichtung ist in der Ausschreibung oder der Ausschreibungsdokumentation zu lesen. Bereiten Sie das Angebot basierend auf den für dieses Verfahren veröffentlichten Kriterien vor.

Einreichen des Angebots: Fristen, Sprache, Form und Klärungsfragen

Der Ausschreibende legt Frist, Sprache, formelle Anforderungen und Trennung zwischen Leistung und Preis fest. Diese Regeln entscheiden über die Zulässigkeit und müssen in der Ausschreibung präzise angegeben werden.

Die Zulässigkeit des Angebots hängt von formellen Erfüllungen ab, die die Ausschreibung ausdrücklich angibt. Das erste ist die Frist für die Einreichung der Angebote oder Teilnahmeanträge: Es ist ein festes Datum, und verspätete Angebote gehen nicht in die Bewertung ein.

Das zweite ist die Sprache oder die Sprachen des Verfahrens und des Angebots. Ein in einer nicht zugelassenen Sprache verfasster Vorschlag macht die geleistete Arbeit nutzlos.

Die Ausschreibung präzisiert dann die formellen Einreichungsanforderungen. Insbesondere kann sie angeben, dass Leistung und Preis in zwei getrennten Umschlägen vorgeschlagen werden. Die Trennung zwischen technischem und wirtschaftlichem Teil gewährleistet, dass die Qualitätsbewertung erfolgt, ohne dass die Bewerter den Preis kennen.

Für den Bieter bedeutet dies, zwei miteinander kohärente Dokumente vorzubereiten. Der technische Umschlag darf keine Preiselemente enthalten; der wirtschaftliche Umschlag muss exakt der vorgeschlagenen Leistung entsprechen. Zudem ist die in der Ausschreibung angegebene Gültigkeitsdauer des Angebots einzuhalten, da die eingegangene Verpflichtung für diesen gesamten Zeitraum gültig bleibt.

Die Ausschreibung kann schliesslich die Durchführung einer elektronischen Auktion und, falls zutreffend, die Absicht des Auftraggebers signalisieren, einen Dialog gemäss Art. 24 BöB / IVöB zu führen. Die elektronische Auktion erfordert die Möglichkeit, den Preis in einer späteren Phase zu revidieren; der Dialog erfordert die Bereitschaft, Lösungen vor der Einreichung des definitiven Angebots zu diskutieren. Auch die Runde der Fragen und Antworten gehört zu den Publikationselementen und Fristen.

Vorprüfung vor der Angebotsabgabe

Von der Angebotsprüfung bis zur Vergabe: Was nach der Abgabe passiert

Nach Abgabe des Angebots beginnt die Phase der Überprüfung und Bewertung. Der Auftraggeber prüft zunächst die formelle Zulässigkeit: Einhaltung der Frist, Sprache, Vollständigkeit der Dokumente, Vorhandensein der geforderten Eignungsnachweise.

Es folgt die inhaltliche Prüfung, bei der die zugelassenen Angebote basierend auf den Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung verglichen werden. In dieser Phase werden die Klarheit der technischen Beschreibung und die Kohärenz zwischen angebotener Leistung und angegebenem Preis entscheidend.

Die letzten Schritte des Verfahrens sind drei: Überprüfung und Bewertung der Angebote, Vergabe des Auftrags und Abschluss des Verfahrens. Der Vertrag steht nach der Vergabe, wenn das Verfahren abgeschlossen ist.

Die Vergabe ist noch nicht der Vertrag: Die Entscheidung schliesst die Bewertung der Angebote ab, während der Vertrag nach Abschluss des Verfahrens kommt. Im Vertragstext klären Sie mindestens den Gegenstand und die Leistung, den Preis und die Zahlungsmodalitäten, die Ausführungsfristen, die Garantien, die Haftung, allfällige Konventionalstrafen und die Rücktrittsbedingungen.

Die Ausschreibung kann die Reserve vorsehen, Teilleistungen zu vergeben. Das bedeutet, dass der Auftraggeber nicht verpflichtet ist, den gesamten Gegenstand einem einzigen Bieter zuzuteilen: Er kann nur einen Teil der Leistung vergeben.

Der Konkurrent kann klären, welche Teile er autonom und unter welchen Bedingungen ausführen kann.

Ein weiteres Element ist die Position der bereits im Verfahren involvierten Bieter, die die Ausschreibung gegebenenfalls erwähnen kann. Zu wissen, wer an der Vorbereitung des Auftrags beteiligt war, hilft, den Kontext der Bewertung und die Art des Wettbewerbs zu verstehen.

Die Vergabeentscheidung schliesst die Prüfphase ab. Zur Transparenz tragen auch die Informationspflichten bei: Zum Beispiel gibt Swissgrid an, einmal jährlich gemäss Art. 27 der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (VöB) Informationen in elektronischem Format über die Verträge bereitzustellen.

Die Ausschreibung kann gegebenenfalls die Rechtsmittel angeben. Prüfen Sie die Ausschreibung und die Verfahrensdokumentation, um die veröffentlichten Hinweise zur Anfechtung des Ergebnisses zu finden; verwechseln Sie diese Phase nicht mit der nachfolgenden Vertragsdefinition (TRIAS).

Der Auftraggeber wählt den Lieferanten in zwei Schritten aus: Zuerst prüft er Zulässigkeit und Eignung, dann bewertet er die Angebote anhand der Zuschlagskriterien. Die Klarheit der technischen Beschreibung und die Kohärenz zwischen Leistung und Preis sind entscheidend.

Für Bundesverträge stellt die BK Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bundes und Selbstdeklarationen für die Bieter zur Verfügung. Für den Baubereich liefert die KBOB Musterverträge, Musterausschreibungen und Leitfäden: Vergleichen Sie das relevante Muster mit den tatsächlich vereinbarten Leistungen und Bedingungen (TRIAS).

Prüfen Sie vor der Unterzeichnung, ob der Vertragstext die vergebene Leistung und die vereinbarten wirtschaftlichen und operativen Bedingungen eindeutig wiedergibt. Wenn ein Mustervertrag verwendet wurde, prüfen Sie auch, ob allfällige Änderungen mit dem ausgewählten Angebot kohärent sind.