Ein Lastenheft für eine Ausschreibung in der Schweiz verfassen

Warum das Lastenheft entscheidend ist (und wann es obligatorisch ist)

Das Lastenheft legt Organisation, Management und Qualitätssicherung eines Bauprojekts fest. Das CRB behandelt es zusammen mit dem Projekthandbuch, unterscheidet jedoch Terminologie und Funktion: Immer mehr Auftraggeber verlangen vom Generalprojektanten ein Lastenheft für die Ausführung der Arbeiten; für öffentliche Gebäude ist es seit 2021 obligatorisch. Wer eine Ausschreibung für einen öffentlichen Auftrag erstellt, geht von diesem Dokument aus, nicht von den einzelnen Preispositionen.

Der Referenzrahmen sind die SIA-Normen und -Reglemente: die SIA-Norm 112 «Planungsmodell für Projekte im Bauwesen», das SIA-Merkblatt 2051 «Building Information Modelling BIM» und die Reglemente für Leistungen und Honorare der Planer SIA 102–108. Hier werden die Bezugnahme und Anwendung des Lastenhefts als entscheidendes Instrument für die Organisation und das Projektmanagement sowie für die Qualitätssicherung bezeichnet. Wer ein Lastenheft für eine Schweizer Ausschreibung strukturiert, ordnet daher jede Leistung den Phasen des Planungsmodells zu, ohne eine eigene Abfolge zu erfinden.

Die Modelle des Bundesamts für Strassen (ASTRA) – Leistungsbeschreibungen und Lastenhefte – gewährleisten die Einheitlichkeit der Ausschreibungsunterlagen, die strukturierte Planung der Vergaben und das Management von Nachträgen bei Bauprojekten der Nationalstrassen. Sie sind für Strassenbauwerke konzipiert, doch die Logik (standardisierte Leistungen, klare Phasen, Nachtragsmanagement) lässt sich auf andere öffentliche Auftraggeber übertragen. Das CRB organisiert einen Kurs zu Lastenheft und Projekthandbuch (CHF 556 für CRB-, SIA-, SSIC- oder FAS-Mitglieder; CHF 655 für Nichtmitglieder, exkl. MwSt.) am Berufsbildungszentrum SSIC in Gordola.

Kosten und Teilnahme am CRB-Kurs zu Lastenheft und Projekthandbuch

Lastenheft und Ausschreibung abstimmen: die Mindestangaben

Artikel 35 BöB / VöB präzisiert die Mindestangaben der Ausschreibung oder der direkten Mitteilung. Das Lastenheft muss mit dieser Liste übereinstimmen: Name und Adresse des Auftraggebers; Art des Auftrags und Verfahrenstyp, mit den CPV- und CPC-Klassifikationen für Dienstleistungen (CPV ist das gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge der Europäischen Union; CPC die zentrale Produktklassifikation der Vereinten Nationen); Beschreibung der Leistungen mit Art und Menge oder, wenn die Menge nicht bekannt ist, einer entsprechenden Schätzung, zuzüglich allfälliger Optionen; Ort der Leistungserbringung und Ausführungsdatum.

Es folgen fakultative Klauseln, die nur bei Anwendung übernommen werden dürfen: Unterteilung in Lose, Begrenzung der Losanzahl und Möglichkeit von Teilangeboten; Beschränkung oder Ausschluss von Konsortien und Subunternehmern; Beschränkung oder Ausschluss von Varianten; bei periodischen Leistungen das Datum der nächsten Ausschreibung und gegebenenfalls die Verkürzung der Einreichungsfrist; elektronische Auktion; Absicht, einen Dialog gemäss Artikel 24 BöB / VöB durchzuführen.

Der verfahrenstechnische Teil schliesst die Liste ab: Frist für Angebote oder Teilnahmebegehren; formale Anforderungen, insbesondere Leistung und Preis in zwei getrennten Kuverts; Verfahrens- und Angebotssprache(n); Eignungskriterien und verlangte Nachweise (Anhang 3 VöB); bei selektivem Verfahren gegebenenfalls die maximale Anzahl der zur Angebotsabgabe eingeladenen Bieter; Zuschlagskriterien und Gewichtung, falls nicht in den Ausschreibungsunterlagen enthalten; Vorbehalt, Teilleistungen zu vergeben; Gültigkeitsdauer der Angebote; Adresse für den Bezug der Unterlagen und gegebenenfalls Kostenersatzgebühr; Hinweis, ob der Auftrag unter internationale Abkommen fällt; allfällige vorinformierte und zugelassene Bieter; Rechtsmittel.

In der tessinischen Ausführungsverordnung zum ÖG und zur VöB erscheinen die Elemente in ähnlicher Form, mit explizitem Hinweis darauf, ob der Auftrag in den Bereich fällt, der internationalen Abkommen unterliegt.

Leistungen nachprüfbar beschreiben

Das Leistungsheft ist das zentrale Element der Ausschreibung für einen Planer im Bauwesen: Es übersetzt den Auftragsgegenstand in nachprüfbare Leistungen. Dies gilt auch für die Haustechnik: Im Bereich BSA/IES ist es das zentrale Element der Ausschreibung für den Planer der elektromechanischen Anlagenleistungen in den Phasen Ausschreibung und Realisierung. Bleibt der Gegenstand generisch, sind weder der Angebotsvergleich noch die spätere Überprüfung verteidigbar.

Für jede Position sind Mengen oder, falls nicht bekannt, Schätzungen anzugeben, und Optionen sind zu unterscheiden. Die Lose müssen mit der Ausschreibung übereinstimmen: Sind eine Begrenzung der Losanzahl oder Teilangebote vorgesehen, muss die Struktur des Lastenhefts dies widerspiegeln, sonst sind die Angebote nicht vergleichbar.

Die ASTRA-Stellenbeschreibungen und Leistungsbeschreibungen bieten Modelle für verschiedene Rollen: Planer (PV), Unterstützung des Auftraggebers (BHU), Labor des Auftragnehmers (LAP), Umweltbegleitung (AAM), Unterstützung des Auftragnehmers (SAP), Mengenermittlung des Auftragnehmers (RAP), Gesamtbauleitung (DGL), lokale Bauleitung (DLL); sie umfassen auch eine Stellenbeschreibung für die Syntheseprüfung der Unterlagen der Bauausschreibung und ein Leistungsheft für die technisch-operative Überprüfung der Angebote. Zudem existiert ein «Lastenheft für Dienstleistungen», das nützlich ist, wenn der Gegenstand eine intellektuelle oder Dienstleistung und kein Bauwerk ist. Die Modelle sind an den einzelnen Auftrag anzupassen, nicht vollständig zu übernehmen.

Modelle für Lastenhefte in der Schweiz: Vergleich offizieller Quellen

Vorteile und Risiken der Verwendung bestehender Modelle (ASTRA, CRB, SIA)

Eignungskriterien, Zuschlag und Gewichtung

Das Lastenheft legt Teilnahmebedingungen und Eignungskriterien mit den verlangten Nachweisen fest, in Übereinstimmung mit der Ausschreibung (Anhang 3 VöB). Bei selektivem Verfahren kann gegebenenfalls die maximale Anzahl der zur Angebotsabgabe eingeladenen Bieter angegeben werden: Diese Angabe beeinflusst Bewerbungen und Auswahl und muss klar formuliert sein.

Die Zuschlagskriterien und die Gewichtung sind in der Ausschreibung oder den Ausschreibungsunterlagen anzugeben. Bei qualitativen Kriterien muss die Gewichtung explizit gemacht werden, und das Leistungsheft muss das Bewertete nachprüfbar machen: Das Leistungsheft – und für die Angebote dasjenige für die technisch-operative Überprüfung – leitet die Prüfung, sodass jeder Punktwert einer beschriebenen und messbaren Leistung entspricht.

Angebotsformular, Kuverts und Einreichungsregeln

Das Angebotsformular nimmt die formalen Anforderungen von Artikel 35 BöB / VöB auf: falls verlangt, Leistung und Preis in zwei getrennten Kuverts; Verfahrens- und Angebotssprache(n); Frist für Angebote oder Teilnahmebegehren; Gültigkeitsdauer der Angebote; Adresse für den Bezug der Ausschreibungsunterlagen und gegebenenfalls Kostenersatzgebühr.

In den im Tessin verwendeten Angebotsformularen findet sich die Erklärung des Bieters, die Preise auf Grundlage des Lastenhefts festgelegt und dessen Richtigkeit anerkannt zu haben. Die Unterschrift verbindet den angebotenen Preis mit dem Vertragsdokument: Das Formular sollte daher auf die Version des Lastenhefts (Datum und Ausgabe) verweisen, damit allfällige spätere Anfechtungen einen eindeutigen Bezugspunkt haben.

Preise, Varianten und Nachträge

Das Lastenheft unterscheidet Einheits- und Pauschalpreise und legt fest, wie Korrekturen, Streichungen und Auslassungen zu behandeln sind. In den Angebotsformularen tessinischer Auftraggeber erscheint die Klausel, dass Korrekturen oder Streichungen der Einheits- und/oder Pauschalpreise sowie deren Auslassung Konsequenzen nach sich ziehen; die Regel ist vor der Publikation im Lastenheft festzuhalten.

Varianten sind ausdrücklich zuzulassen oder auszuschliessen: Artikel 35 BöB / VöB sieht die Beschränkung oder den Ausschluss von Varianten among den Ausschreibungsinformationen vor. Falls zugelassen, gibt das Lastenheft an, wie sie einzureichen und zu bewerten sind; falls ausgeschlossen, ist dies eindeutig zu formulieren, um nicht konforme Angebote zu vermeiden.

Das Management von Nachträgen, wie der ASTRA-Praxisleitfaden zur Planung öffentlicher Vergaben ausführt, beginnt bereits in der Vorbereitungsphase der Vergabe: Vollständigkeit des Lastenhefts und Klarheit der Leistungen sind das erste Instrument, um sie einzudämmen; die Modelle zu ihrem Management finden sich in Teil 1, der der Qualität der Ausschreibungsunterlagen gewidmet ist.

Qualität, Umwelt und Sicherheit

Das Lastenheft integriert das Projektqualitätsmanagement (PQM) und die Qualitätssicherung (QS): Dies sind zwei Inhalte des CRB-Kurses zu Lastenheft und Projekthandbuch und sind in konkrete vertragliche Pflichten mit zugewiesenen Verantwortlichkeiten zu übersetzen. Die ASTRA-Stellenbeschreibungen decken zudem die Umweltbegleitung (AAM) ab, die als separate Leistung für die vorgesehenen Phasen verlangt werden kann.

Für die Haustechnik ist der Bezugspunkt der Bereich BSA/IES (Betriebs- und Sicherheitstechnik), mit spezifischen Stellenbeschreibungen für den Planer der elektromechanischen Anlagenleistungen und für die lokale und gesamte Bauleitung in den Phasen Vergabe und Realisierung. Die Gesamtbauleitung (DGL) und die lokale Bauleitung (DLL) haben eigene Beschreibungen: Ihre Verwendung zur Definition von Rollen, Aufgaben und Kompetenzen vermeidet es, dem Lastenheft zuzuschreiben, was zur Stellenbeschreibung oder zum Dienstleistungsvertrag gehört.

Checkliste für eine Schweizer Ausschreibung

Vor der Publikation ist die Kohärenz zwischen vier Dokumenten zu prüfen: Ausschreibung (oder direkte Mitteilung), Lastenheft, Angebotsformular und Zuschlagskriterien mit Gewichtung. Anschliessend sind die Punkte von Artikel 35 BöB / VöB zu kontrollieren: CPV und CPC für Dienstleistungen; Beschreibung mit Art und Menge oder Schätzung; Ort und Ausführungsdatum; Lose und Losbegrenzungen; Konsortien und Subunternehmer; Varianten; elektronische Auktion; Dialog; Frist; formale Anforderungen (zwei Kuverts, falls verlangt); Sprache; Gültigkeitsdauer der Angebote; Adresse und Gebühr; internationale Abkommen; vorinformierte Bieter; Rechtsmittel.

Auf vertraglicher Ebene erscheint in tessinischen Ausschreibungs-Lastenheften, unter Angabe der Ausgabe, der Gesamtarbeitsvertrag für das tessiner Hauptbaugewerbe. Zudem ist zu prüfen, ob die Regeln zu Korrekturen, Streichungen und Auslassungen der Preise niedergeschrieben sind und das Angebotsformular die Erklärung enthält, die Preise auf Grundlage des Lastenhefts festgelegt zu haben.

Schliesslich sind bestehende Modelle – CRB, ASTRA, SIA-Normen 112, SIA 2051 und SIA 102–108 – wiederzuverwenden, ohne sie unkritisch zu kopieren: Sie sind Referenzen für Struktur und Inhalt, doch jede Anpassung muss dem Gegenstand, dem gewählten Verfahren und den in dieser Ausschreibung tatsächlich angewandten Klauseln entsprechen.