Auftrag mit Agentur oder Berater definieren

Vor der Auftragsdefinition: Warum und mit wem

Die Beziehung zu einer Agentur oder einem Berater ist rechtlich ein Auftrag. Es gelten die Art. 394 ff. OR.

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Tessiner Treuhandbüros Studio Gabriele Cavadini SA präzisieren, dass die Vorschriften über den Auftrag für schriftliche Verträge gelten. Sie gelten auch für mündliche Aufträge oder E-Mail-Bestätigungen spezifischer Leistungen, auch bei gelegentlichen Dienstleistungen.

Was zu Beginn nicht schriftlich festgehalten wird, muss im Nachhinein rekonstruiert werden. Dies geschieht häufig bei Meinungsverschiedenheiten.

Die Vorbereitungsphase dient dazu, die notwendigen Informationen zu sammeln, um die Ziele des Auftraggebers und die verfügbaren Mittel zu verstehen. Dabei werden die Art der Produkte oder Dienstleistungen, das Kapital und die Kompetenzen berücksichtigt.

Die Berufsbeschreibung des Unternehmensberaters nennt als typische Tätigkeiten die Ausarbeitung eines Projekts und die Diskussion mit dem Kunden. Dazu gehören auch die Festlegung der Grenzen des Auftrags und die Ausarbeitung des Vertrags, einschliesslich Budget, Finanzierungsplan sowie Marketing- und Kommunikationsstrategie.

Vor der Unterzeichnung muss die Legitimation des Fachmanns überprüft werden. Im Kanton Tessin erfordert die Ausübung des Berufs des Treuhänders eine Bewilligung.

Die zuständige Stelle ist die Aufsichtsbehörde für die Ausübung der Treuhandberufe gemäss dem kantonalen Gesetz vom 1. Dezember 2009 (LFid; RL 953.100).

Zu den Anforderungen gehören ein Ausbildungstitel und Berufspraxis. Eine Ablehnung kann beim Verwaltungsgericht des Kantons angefochten werden.

Für die Revision ist die Zulassung eidgenössisch: Es wird ein von der ASR zugelassenes Revisionsunternehmen benötigt.

Auch die operative Dimension ist zu berücksichtigen. Der Unternehmensberater reist oft und muss mehrere Sprachen beherrschen, darunter Englisch.

Wenn der Auftraggeber oder die Dokumente mehrsprachig sind oder die Gegenpartei an mehreren Standorten tätig ist, hat die Wahl der konkreten Ansprechperson Auswirkungen auf die Qualität der Ausführung. Die Wahl des Büros allein genügt nicht.

Wichtige Vorschriften und Anforderungen für Berater in der Schweiz

Vorteile und Grenzen des mündlichen Auftrags oder per E-Mail

Ziele und erwartetes Ergebnis

Bevor der Vertrag geschrieben wird, betrifft die Inventarisierung die Ziele und Mittel. Was soll erreicht werden, mit welchem Kapital, welchen internen Kompetenzen und in welchem Zeithorizont.

Gemäss der Berufsbeschreibung sammelt der Unternehmensberater genau die notwendigen Informationen, um die Ziele des Unternehmers und die verfügbaren Mittel zu verstehen. Dieser Schritt geht der Ausarbeitung des Projekts und der Vertragserstellung voraus.

Die Ziele müssen in überprüfbare Kriterien übersetzt werden, nicht in generische Formeln wie «Optimierung der Verwaltung». Beispiele: Regelmässig geführte Buchhaltung, Periodenabschluss bis zu einem bestimmten Datum, eingereichte Steuererklärungen, ausgestellte Lohnabrechnungen.

Nur so lässt sich während der Laufzeit des Auftrags zwischen einer Verzögerung und einem Missverständnis bezüglich der Ziele unterscheiden.

Bezüglich des Ergebnisses ist vertragliche Klarheit erforderlich. Die Vertragsbedingungen des Tessiner Treuhandbüros sehen die Verpflichtung vor, die Leistungen mit beruflicher Sorgfalt zu erbringen, «ohne eine ausdrückliche Erfolgsgarantie für das Erreichen eines spezifischen Resultats».

Wenn der Auftraggeber ein bestimmtes Ergebnis erwartet, muss diese Verpflichtung ausgehandelt und ausdrücklich formuliert werden. Andernfalls bleibt die Obligation eine Bemühens-, keine Erfolgspflicht.

Es ist nützlich festzulegen, was Erfolg in Bezug auf die Qualität der produzierten Daten bedeutet. Kriterien: Vollständige Buchhaltungsunterlagen, an den Nachfolger übergebene Dokumente, Nichtvorhandensein nicht widerrufener Zeichnungsberechtigungen.

Dies sind Kriterien, die aus den Leitfäden zur Übergabe von Treuhandmandaten übernommen wurden. Zu den typischen Risiken zählen sie unvollständige Buchhaltungsunterlagen, nicht eingereichte Erklärungen, weiterhin gültige autorisierte Unterschriften und fehlende Dokumente.

Umfang des Auftrags: Enthaltene und ausgeschlossene Aktivitäten sowie Grenzen

Der Vertrag muss auflisten, was die Agentur oder der Berater tun wird und was nicht. Die Festlegung der Grenzen des Auftrags wird explizit als eine der Tätigkeiten des Unternehmensberaters genannt, wenn das Projekt ausgearbeitet und der Vertrag erstellt wird.

Ein schriftlich festgelegter Umfang reduziert das Risiko von Diskussionen über Arbeiten, die von einer Partei als selbstverständlich angesehen wurden.

Wenn vereinbart, fallen typischerweise technische oder kommerzielle Lösungen mit einem Aktionsplan und einem Zeitplan für die Umsetzung in den Umfang. Dies ist die für den Unternehmensberater beschriebene Vorgehensweise: keine Diagnose, sondern Vorschläge mit Plan und Zeitrahmen.

In der Schweiz deckt ein Treuhandmandat oft ganz oder teilweise Buchhaltung, Steuern, Lohnabrechnungen, Bankbeziehungen und Fristen gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV), der AHV und den Pensionskassen ab.

Wenn der Kontakt mit Behörden und Instituten Teil des Auftrags ist, muss dies angegeben werden. Wenn er ausgeschlossen ist, muss dies mit derselben Klarheit angegeben werden, da sich dort die Unterbrechungen konzentrieren, wenn die Beziehung endet.

Auch die Kompetenzgrenzen müssen deklariert werden. Zu den Tätigkeiten des Unternehmensberaters gehört es, die Grenzen der Kompetenzen des Personals aufzuzeigen und externe Hilfen vorzuschlagen, um die Leistung der Mitarbeiter zu verbessern.

Im Vertrag bedeutet dies, die Bereiche zu identifizieren, in denen ein anderer Spezialist benötigt wird, zum Beispiel ein Anwalt, ein Revisor oder ein ausländischer Steuerberater. Es muss festgelegt werden, wer den externen Beitrag koordiniert.

Rollen, Ansprechpartner und Kommunikation

Im Vertrag sind für jede Partei drei Rollen zu unterscheiden. Wer entscheidet — unterzeichnet, genehmigt Umfangsänderungen, autorisiert Ausgaben —, wer führt die Arbeiten materiell aus und wer validiert das Ergebnis.

Die Vertragsbedingungen eines Tessiner Treuhandbüros beschreiben die Kommunikation als Beratung durch Treffen und Gespräche, Telefon- oder Videokonferenzen, papierbasierte oder elektronische Dokumente. Dazu gehören auch Interaktion und Zusammenarbeit mit anderen Beratern, Fachleuten und Behörden.

Diese Modalitäten setzen einen identifizierten Ansprechpartner voraus. Die Benennung eines einzigen Ansprechpartners pro Seite vermeidet widersprüchliche Anweisungen.

Ein Stellvertreter mit denselben Autorisierungsbefugnissen muss für die Abwesenheit des Ansprechpartners vorgesehen werden.

Häufigkeit der Treffen, bevorzugter Kanal und Form der Berichte sind zu vereinbaren. Beispiel für die Häufigkeit: monatlich für die laufende Buchhaltung, vierteljährlich für die strategische Beratung.

Die Berichte müssen einen Mindestinhalt, Referenzdaten und den Status offener Fristen enthalten.

Auch die Antwortfristen sind von beiden Parteien festzulegen. Ein Berater, der auf Dokumente wartet, ohne dies zu signalisieren, ist schwer von einem säumigen Berater zu unterscheiden.

Wenn bereits andere Fachleute tätig sind (anderer Berater, Revisionsexperte, Arbeitsrechtsexperte), sollte im Mandat festgelegt werden, wer sie kontaktiert und mit welcher Häufigkeit. Dasselbe gilt für Behörden und Banken, insbesondere wenn Zeichnungsberechtigungen oder Prokuren im Spiel sind.

Zeiten, Fristen und Abhängigkeiten

Der Vertrag muss Etappen, Lieferungen und Prüfzeitpunkte angeben, nicht nur Anfang und Ende.

Bei Mandaten mit Buchhaltung, Steuern und Personalverwaltung sind die zu überwachenden Fristen diejenigen gegenüber der ESTV, der AHV und den Pensionskassen sowie die Periodenabschlüsse.

Schlecht koordinierte Mandatsübergaben führen typischerweise zu nicht eingereichten Erklärungen und nicht verbuchten Perioden.

Wenn das Mandat die Lohnabrechnungen betrifft, spielen auch Quellen des Arbeitsrechts eine Rolle. Im Kanton Tessin existieren Normalarbeitsverträge (NAV) gemäss Art. 359 und 360a OR.

Dazu gehört ein NAV für kaufmännische Angestellte im Bereich der Unternehmensberatung. Ab dem 1. Januar 2026 gelten in einigen NAV neue Mindestlöhne.

Wer Personal verwaltet, muss daher den für die Branche relevanten NAV und die entsprechende Lohnanpassung kennen.

Abhängigkeiten von Dritten sind zu benennen: Bank, die Kontoauszüge liefert; Behörde, die Bestätigungen ausstellt; vorheriger Treuhänder, der Dokumente übergibt.

Für jede ist anzugeben, wer sie mahnt und mit wie viel Vorlaufzeit vor der endgültigen Frist.

Auch der Umgang mit Verzögerungen und fehlenden Informationen ist zu regeln. Ab wann der Berater das Hindernis schriftlich meldet, welche Konsequenzen die Verzögerung des Kunden für die Fristen hat und wie übersprungene Perioden nachgeholt werden.

Wenn das Ende des Mandats mit dem Abschluss des Geschäftsjahres zusammenfällt, muss die Übergabe vor dem Abschluss geplant werden. Dies dient dazu, doppelte Buchungen oder nicht verbuchte Perioden zu vermeiden.

Honorare, Spesen und Fakturierung

Die erste Wahl ist die Berechnungsmethode: stundenbasiert, pauschal oder projektorientiert.

Ein Tessiner Treuhandbüro gibt im Vertrag an, die Dienstleistungen «ausschliesslich auf Basis einer stündlichen Vergütung entsprechend dem Zeitaufwand» zu erbringen. Die Stundensätze variieren je nach Ausbildung und Erfahrung der handelnden Person.

Wenn man sich für den Stundensatz entscheidet, ist es ratsam, im Voraus die Tabelle pro Berufsgruppe anzufordern.

Die Spesen sind in zwei Listen zu unterscheiden: im Honorar inbegriffen und separat fakturiert. Dieselbe Quelle verweist auf einen eigenen Posten für Tarife und Spesen.

Die Trennung zwischen Honorar und Rückerstattungen muss also explizit gemacht und nicht den Usancen überlassen werden.

Für die Fakturierung sind die Periodizität (monatlich, vierteljährlich, bei Meilensteinen), der Mindestinhalt der Rechnung und die Zahlungsfrist festzulegen.

Ein Beispiel für eine explizite Frist in den Vertragsbedingungen eines Schweizer Büros ist die sofortige Fälligkeit der Rechnung, mit einer maximalen Zahlungsfrist von 30 Tagen. Bei Mandaten zwischen Unternehmen ist es üblich, ähnliche Fristen festzulegen.

Umfangsänderungen sind die Hauptquelle für Streitigkeiten über das Honorar.

Es muss geregelt werden, wie vorzugehen ist, wenn die Arbeit den ursprünglichen Umfang überschreitet. Wer meldet es, binnen welcher Frist, wie wird der Zuschlag geschätzt und wer autorisiert ihn.

In den zitierten Vertragsbedingungen ist die E-Mail-Bestätigung spezifischer Leistungen eine zulässige Methode, um Aufträge auch ausserhalb des Hauptvertrags zu erteilen.

Vergütungsmodelle für Unternehmensberatungsdienstleistungen

Daten, Zugriffe und Betriebskontinuität

Das Mandat muss definieren, wie Dokumente zirkulieren: papierbasiert, elektronisch oder über gemeinsame Plattformen.

Es muss angeben, wer digitale Zugriffe auf die Buchhaltung, Steuerportale, Zahlungssysteme und Pensionskassen erhält.

Es muss auch festlegen, wer Zeichnungsberechtigungen oder Prokuren erhält.

Diese Elemente sind bei der Mandatsübergabe kritisch.

Eine schlecht koordinierte Übertragung kann zu unvollständigen Buchhaltungsunterlagen und nicht eingereichten Erklärungen führen.

Sie kann auch nicht widerrufene Zeichnungsberechtigungen oder fehlende Dokumente hinterlassen.

Die Folgen treffen den Kunden und die berufliche Verantwortung des ausscheidenden Büros.

Zum Umgang mit Daten ist der Umfang anzugeben: Wer darf zugreifen, für welche Zwecke, mit welchen Verschwiegenheitspflichten auch nach Ende des Mandats. Auch die Aufbewahrung der Dokumente nach Beendigung ist anzugeben.

Das Mandat kann in regulierte Bereiche fallen. Das Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0) tritt in der revidierten Version am 1. Oktober 2026 in Kraft.

Die Unterstellung bestimmter Kategorien von Wirtschaftstätigen ist Gegenstand von Informationsblättern, die im Hinblick auf dieses Datum veröffentlicht werden.

Bei Beendigung gilt Art. 400 OR. Der Beauftragte muss das Erhaltene zurückgeben und über die Ausführung Bericht erstatten.

Dies ist die normative Grundlage für eine dokumentierte Übergabe, die sich nicht auf die Übergabe eines Archivs beschränkt. Sie erfordert ein Protokoll über Daten, Fristen, digitale Zugriffe und Betriebskontinuität.

Eine nützliche Liste dessen, was zu übergeben ist, falls das Mandat Lohnabrechnungen umfasst, beinhaltet die letzten Lohnabrechnungen und die jährliche Lohnausweisung. Falls zutreffend, auch die entsprechenden Meldungen.

Für die Buchhaltung sind Bilanzen, Journale, Kontenblätter und Belege zu definieren. Für die Steuern die eingereichten Erklärungen und die Korrespondenz mit der Behörde.

Dauer, Kündigung und Übergabe

Das Mandat kann eine bestimmte Dauer haben, zum Beispiel gebunden an ein Geschäftsjahr, eine punktuelle Beratung oder eine Reorganisation. Es kann auch unbefristet sein.

Bei natürlichem Ablauf erlischt es ohne Kündigung. Die Pflichten zur Rückgabe und Rechenschaftslegung bleiben bestehen.

Dies ergibt sich aus den Leitfäden zur Übergabe von Treuhandmandaten, die auf Art. 400 OR verweisen.

Das Widerrufsrecht ist unverzichtbar. Kunde und Beauftragter können das Mandat jederzeit gemäss Art. 404 Abs. 1 OR widerrufen, eine zwingende Norm, die nicht vertraglich ausgeschlossen werden kann.

Der Vertrag kann jedoch eine operative Kündigungsfrist für die Übergabe vorsehen.

In der Praxis wenden Büros Kündigungsfristen von 1–3 Monaten an.

Für komplexe Mandate wie Buchhaltung, Steuern und Personalverwaltung werden mindestens 60–90 Tage empfohlen. Diese dienen dazu, die Periodenabschlüsse abzuschliessen und eine geordnete Übergabe zu gewährleisten.

Art. 404 Abs. 2 OR sieht Schadenersatz für Kündigung zur Unzeit und ohne triftige Gründe vor.

Daher ist im Vertrag zu schreiben, was «zur rechten Zeit» in Bezug auf die Fristen des Auftraggebers bedeutet. Das heisst, welche Jahreszeiten kritisch sind.

Im Falle einer Übertragung an einen neuen Treuhänder ernennt der Kunde den Nachfolger und fordert das ausscheidende Büro auf, bei der Übergabe mitzuwirken.

Die Mitwirkung ist konkret zu beschreiben: Kontakte mit dem neuen Berater, geordnete Übermittlung der Daten, Begleitung während der ersten Abschlussperiode. Auch das Datum, an dem die Zugriffe widerrufen werden, ist anzugeben.

Checkliste vor der Unterzeichnung

Ziele und Ergebnis: Ziele des Auftraggebers, verfügbare Mittel (Produkte oder Dienstleistungen, Kapital, interne Kompetenzen), überprüfbare Erfolgskriterien. Schriftliche Definition der Verpflichtung: Sorgfalts- oder Erfolgspflicht.

Umfang: Liste der enthaltenen und ausgeschlossenen Aktivitäten. Buchhaltung, Steuern, Lohnabrechnungen, Bankbeziehungen, Fristen gegenüber ESTV, AHV und Pensionskassen, Kontakt mit Behörden.

Kompetenzgrenzen und Inanspruchnahme externer Spezialisten.

Rollen: Einziger Ansprechpartner und Stellvertreter pro Seite. Wer entscheidet, wer handelt, wer validiert.

Kommunikation: Häufigkeit der Treffen oder Videoanrufe, Kanal, Inhalt der Berichte und Antwortfristen.

Zeiten: Etappen, Lieferungen, steuerliche und soziale Fristen, Periodenabschlüsse und Prüfzeitpunkte. Umgang mit Verzögerungen, fehlenden Informationen und Abhängigkeiten von Dritten.

Geld: Berechnungsmethode des Honorars (stundenbasiert, pauschal, projektorientiert) und Tarifliste. Inbegriffene Spesen und separate Spesen.

Fakturierung: Periodizität, Inhalt der Rechnung und Zahlungsfrist. Schriftliches Verfahren für Umfangsänderungen.

Daten und Kontinuität: Modalitäten des Dokumentenaustauschs, digitale Zugriffe, Zeichnungsberechtigungen und Prokuren, Behandlung und Aufbewahrung der Daten, Verschwiegenheitspflichten.

Dokument der Datenübergabe. Für Lohnabrechnungen: Lohnabrechnungen, jährliche Lohnausweisung und entsprechende Meldungen. Für Buchhaltung: Bilanzen, Journale, Kontenblätter und Belege. Für Steuern: Steuererklärungen und Korrespondenz mit der Behörde.

Dauer und Austritt: Befristete oder unbefristete Dauer, natürlicher Ablauf, operative Kündigungsfrist (typischerweise 1–3 Monate, mindestens 60–90 Tage für komplexe Mandate).

Kündigung gemäss Art. 404 OR und deren Folgen. Mitwirkung bei der Übergabe an den Nachfolger. Rückgabe und Rechenschaftslegung gemäss Art. 400 OR.

Vorläufige Überprüfung der Bewilligungen des Fachmanns. Für den Treuhänder im Tessin Bewilligung der Aufsichtsbehörde; für die Revision eidgenössische Zulassung.