Rédiger un cahier des charges pour un appel d’offres en Suisse

Pourquoi le cahier des charges est décisif (et quand il est obligatoire)

Le cahier des charges fixe l’organisation, la gestion et l’assurance qualité d’un projet de construction. Le CRB l’aborde conjointement avec le manuel de projet, mais en distingue la terminologie et la fonction : de plus en plus de maîtres d’ouvrage demandent au directeur général de projet un cahier des charges pour l’exécution des travaux ; pour les bâtiments publics, il est obligatoire depuis 2021. Celui qui rédige un appel d’offres pour une commande publique part de ce document, et non des simples postes de prix.

Le cadre de référence est constitué par les normes et règlements SIA : la norme SIA 112 « Modèle de planification pour les projets dans le domaine de la construction », la fiche technique SIA 2051 « Building Information Modelling BIM » et les règlements relatifs aux prestations et aux honoraires des planificateurs SIA 102–108. Ici, la référence et l’application du cahier des charges sont indiquées comme un instrument décisif pour l’organisation et la gestion du projet ainsi que pour l’assurance qualité. Celui qui structure un cahier des charges pour un appel d’offres suisse inscrit donc chaque prestation dans les phases du modèle de planification, sans inventer sa propre séquence.

Les modèles de l’Office fédéral des routes (OFROU) — descriptions des prestations et cahiers des charges — assurent l’uniformité de la documentation d’appel d’offres, une planification structurée des mandats et la gestion des suppléments contractuels dans les projets de construction des routes nationales. Ils sont conçus pour les travaux routiers, mais la logique (prestations standardisées, phases claires, gestion des suppléments) est transposable à d’autres maîtres d’ouvrage publics. Le CRB organise un cours sur le cahier des charges et le manuel de projet (CHF 556 pour les membres CRB, SIA, SSIC ou FAS ; CHF 655 pour les non-membres, hors TVA) au Centre de formation professionnelle SSIC de Gordola.

Coûts et participation au cours CRB sur le cahier des charges et le manuel de projet

Aligner cahier des charges et appel d’offres : les informations minimales

L’article 35 de la LPub / CIAP précise les informations minimales de l’appel d’offres ou de la communication directe. Le cahier des charges doit être cohérent avec cette liste : nom et adresse du maître d’ouvrage ; type de commande et type de procédure, avec les classifications CPV et CPC pour les prestations de services (CPV est le vocabulaire commun pour les marchés publics de l’Union européenne ; CPC la classification centrale des produits des Nations Unies) ; description des prestations avec nature et quantité ou, si la quantité n’est pas connue, une estimation correspondante, ainsi que d’éventuelles options ; lieu de la prestation et date d’exécution.

Suivent des clauses facultatives, à reprendre uniquement si elles sont utilisées : division en lots, limitation du nombre de lots et possibilité d’offres partielles ; limitation ou exclusion de consortiums et de sous-traitants ; limitation ou exclusion de variantes ; pour les prestations périodiques, date du prochain appel d’offres et, le cas échéant, réduction du délai de remise ; enchère électronique ; intention de mener un dialogue conformément à l’article 24 de la LPub / CIAP.

La partie procédurale clôt la liste : délai pour les offres ou les demandes de participation ; exigences formelles, en particulier prestation et prix sous deux enveloppes distinctes ; langue ou langues de la procédure et de l’offre ; critères d’aptitude et preuves requises (Annexe 3 OAPub) ; en procédure sélective, éventuellement le nombre maximal de soumissionnaires invités à présenter une offre ; critères d’adjudication et pondération, s’ils ne figurent pas dans la documentation de l’appel d’offres ; réserve d’adjuger des prestations partielles ; durée de validité des offres ; adresse pour obtenir la documentation et, le cas échéant, émolument couvrant les frais ; indication si le marché relève des traités internationaux ; éventuels soumissionnaires préimpliqués et admis ; voies de droit. Dans le Règlement d’application tessinois de la LCpub et du CIAP, les éléments apparaissent sous une forme analogue, avec indication explicite si la commande relève du secteur soumis aux traités internationaux.

Décrire les prestations de manière vérifiable

Le cahier des prestations est l’élément central de l’appel d’offres pour un planificateur dans le secteur de la construction : il traduit l’objet de la commande en prestations vérifiables. Cela vaut aussi pour les installations techniques : dans le domaine BSA/IES, c’est l’élément central de l’appel d’offres pour le planificateur des prestations relatives aux installations électromécaniques, lors des phases d’appel d’offres et de réalisation. Si l’objet reste générique, ni la comparaison des offres ni le contrôle ultérieur ne sont défendables.

Pour chaque poste, il faut indiquer les quantités ou, si elles ne sont pas connues, une estimation, et distinguer les options. Les lots doivent être cohérents avec l’appel d’offres : si une limitation du nombre de lots ou des offres partielles est prévue, la structure du cahier des charges doit la refléter, sinon les offres ne sont pas comparables.

Les fiches de fonctions et les descriptions des prestations de l’OFROU offrent des modèles pour les différents rôles : planificateur (PV), soutien au maître d’ouvrage (BHU), laboratoire du mandataire (LAP), accompagnement environnemental (AAM), soutien au mandataire (SAP), relevés métriques du mandataire (RAP), direction générale des travaux (DGL), direction locale des travaux (DLL) ; ils comprennent également une fiche de fonctions sur la vérification de synthèse de la documentation de l’appel d’offres bâtiment et un cahier des prestations pour la vérification technico-opérationnelle des offres. Il existe en outre un « Cahier des charges pour prestations de services », utile lorsque l’objet est une prestation intellectuelle ou de service et non une construction. Les modèles doivent être adaptés à chaque mandat, et non repris intégralement.

Modèles de cahier des charges en Suisse : comparaison entre sources officielles

Avantages et risques de l’utilisation de modèles préexistants (OFROU, CRB, SIA)

Critères d’aptitude, d’adjudication et pondération

Le cahier des charges établit les conditions de participation et les critères d’aptitude avec les preuves requises, en cohérence avec l’appel d’offres (Annexe 3 OAPub). En procédure sélective, le cas échéant, le nombre maximal de soumissionnaires invités à présenter une offre peut être indiqué : cette mention conditionne les candidatures et la sélection et doit être formulée clairement.

Les critères d’adjudication et la pondération doivent être indiqués dans l’appel d’offres ou dans sa documentation. Avec des critères qualitatifs, la pondération doit être explicitée et le cahier des prestations doit rendre vérifiable ce qui est évalué : c’est le cahier des prestations — et pour les offres, celui destiné à la vérification technico-opérationnelle — qui guide le contrôle, de sorte que chaque point corresponde à une prestation décrite et mesurable.

Formulaire d’offre, enveloppes et règles de présentation

Le formulaire d’offre reprend les exigences formelles de l’article 35 de la LPub / CIAP : si exigé, prestation et prix sous deux enveloppes distinctes ; langue ou langues de la procédure et de l’offre ; délai pour les offres ou les demandes de participation ; durée de validité des offres ; adresse pour obtenir la documentation de l’appel d’offres et, le cas échéant, émolument couvrant les frais.

Dans les formulaires d’offre utilisés au Tessin, on retrouve la déclaration du soumissionnaire attestant avoir établi les prix sur la base du cahier des charges, dont il reconnaît l’exactitude. La signature lie le prix offert au document contractuel : le formulaire devrait donc renvoyer à la version du cahier des charges (date et édition), afin que d’éventuelles contestations ultérieures disposent d’une référence unique.

Prix, variantes et suppléments contractuels

Le cahier des charges distingue les prix unitaires et globaux et établit la manière de traiter les corrections, les ratures et les omissions. Dans les formulaires d’offre des maîtres d’ouvrage tessinois figure la clause selon laquelle les corrections ou ratures des prix unitaires et/ou globaux, ainsi que leur omission, entraînent des conséquences ; cette règle doit être inscrite dans le cahier des charges avant la publication.

Les variantes doivent être expressément admises ou exclues : l’article 35 de la LPub / CIAP prévoit la limitation ou l’exclusion des variantes parmi les informations de l’appel d’offres. Si elles sont admises, le cahier des charges indique comment les présenter et les évaluer ; si elles sont exclues, il le dit sans ambiguïté, pour éviter les offres non conformes.

La gestion des suppléments contractuels, comme l’indique le guide pratique de l’OFROU sur la planification des marchés publics, commence dès la préparation de l’appel d’offres : l’exhaustivité du cahier des charges et la clarté des prestations sont le premier outil pour les contenir ; les modèles pour les gérer se trouvent dans la Partie 1 dédiée à la qualité de la documentation d’appel d’offres.

Qualité, environnement et sécurité

Le cahier des charges intègre la gestion de la qualité des projets (PQM) et l’assurance qualité (AQ) : ce sont deux contenus du cours CRB sur le cahier des charges et le manuel de projet et ils doivent être traduits en obligations contractuelles concrètes, avec des responsabilités assignées. Les fiches de fonctions de l’OFROU couvrent également l’accompagnement environnemental (AAM), qui peut être requis comme prestation séparée pour les phases prévues.

Pour les installations, la référence est le domaine BSA/IES (installations d’exploitation et de sécurité), avec des fiches de fonctions spécifiques pour le planificateur des prestations d’installations électromécaniques et pour la direction locale et générale des travaux lors des phases de mandat et de réalisation. La direction générale des travaux (DGL) et la direction locale des travaux (DLL) ont leurs propres descriptions : les utiliser pour définir les rôles, les tâches et les compétences évite d’attribuer au cahier des charges ce qui relève de la fiche de fonctions ou du contrat de mandat.

Checklist finale pour un appel d’offres suisse

Avant la publication, il convient de vérifier la cohérence entre quatre documents : l’appel d’offres (ou la communication directe), le cahier des charges, le formulaire d’offre et les critères d’adjudication avec pondération. Ensuite, il faut contrôler les points de l’article 35 de la LPub / CIAP : CPV et CPC pour les prestations de services ; description avec nature et quantité ou estimation ; lieu et date d’exécution ; lots et limites aux lots ; consortiums et sous-traitants ; variantes ; enchère électronique ; dialogue ; délai ; exigences formelles (deux enveloppes si requis) ; langue ; durée de validité des offres ; adresse et émolument ; traités internationaux ; soumissionnaires préimpliqués ; voies de droit.

Sur le plan contractuel, les cahiers des charges tessinois mentionnent, avec indication de l’édition, la convention collective de travail pour le secteur principal tessinois de la construction. Il faut ensuite vérifier que les règles sur les corrections, les ratures et les omissions des prix soient rédigées et que le formulaire d’offre contienne la déclaration attestant avoir établi les prix sur la base du cahier des charges.

Enfin, les modèles existants — CRB, OFROU, normes SIA 112, SIA 2051 et SIA 102–108 — doivent être réutilisés sans être copiés de manière acritique : ce sont des références de structure et de contenu, mais chaque adaptation doit correspondre à l’objet, à la procédure choisie et aux clauses effectivement appliquées dans cet appel d’offres.