Welche steuerlichen und buchhalterischen Anforderungen muss eine ERP-Software in der Schweiz erfüllen?

Die Anforderung gilt nicht der Software, sondern dem Unternehmen: Was sich in der Schweiz ändert

In der Schweiz ist die Buchführung für alle Unternehmen obligatorisch. Die Anforderungen hängen von der Grösse und der Rechtsform ab. Die Fragestellung muss umgekehrt werden: Die technischen Spezifikationen leiten sich aus dem anwendbaren Rechnungslegungsregime ab, nicht aus dem Funktionskatalog auf dem Markt.

Die entscheidende Unterscheidung betrifft Einzelunternehmen und Personengesellschaften, welche die einfache Buchführung anwenden können. Juristische Personen – GmbH und AG – sind zur doppelten Buchführung und zur jährlichen Bilanzierung verpflichtet.

Das Funktionsprofil ändert sich entsprechend. Ein Einzelunternehmen mit einfacher Buchführung erfasst Einnahmen und Ausgaben, muss jedoch die Vollständigkeit der Aufzeichnungen und die Aufbewahrung der Belege gewährleisten.

Eine GmbH oder AG benötigt einen Kontenplan, doppelte Buchführung, Jahresabschluss und Bilanz. Da die Buchhaltung die Grundlage der Steuererklärung bildet, macht eine Software, die die vom anwendbaren Regime geforderten Aufzeichnungen nicht erzeugt, die Steuererklärung kaum haltbar.

Aufzeichnungen, doppelte Buchführung und Bilanz: Die buchhalterische Basis, die das ERP-System abdecken muss

Der Kern ist die vollständige und chronologische Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Ohne angemessene Dokumentation aller Transaktionen kann keine korrekte Steuererklärung eingereicht werden: Es besteht das Risiko rechtlicher Probleme und einer höheren Steuerbelastung.

Für Formen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, muss das System Soll und Haben mit Gegenkonto, Erfolgsrechnung und Jahresbilanz verwalten. Es muss auch die Eröffnung und Schliessung der Konten mit der Kontinuität der Salden zwischen den Geschäftsjahren bewältigen. Bei Systemen mit einfacher Buchführung bleibt das Minimum die chronologische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, ohne fehlende Perioden.

Eine übergreifende Anforderung ist die Nachvollziehbarkeit: Jede Bewegung muss mit dem sie auslösenden Beleg verknüpft sein. Die Kette Bewegung–Dokument muss auch nach längerer Zeit rekonstruierbar bleiben. Die Positionen, die in die Steuererklärung einfliessen, einschliesslich Abzüge, müssen im ERP-System nachverfolgbar sein; andernfalls müssen sie bei jedem Abschluss manuell rekonstruiert werden.

Belege und Aufbewahrung: Verordnung über die Handelsbücher, OR und MWSTG

Bei den buchhalterischen Belegen wird die Konformität nicht an den speicherbaren Dateien gemessen, sondern an der Einhaltung der schweizerischen Rechtsgrundlagen: OR, Verordnung über die Handelsbücher (VHB), MWSTG und DSG. In regulierten Branchen kommen spezifische Regime hinzu, wie FMH für Arztpraxen oder FINMA-Vorschriften für den Finanzsektor. Das Kriterium ist zu prüfen, gegenüber welchen dieser Referenzen das Produkt Konformität deklariert.

Technisch sind Unveränderlichkeit und Nicht-Manipulierbarkeit der Dokumente erforderlich (WORM-Logik). Es werden Formate benötigt, die für die Langzeitarchivierung geeignet sind, insbesondere mit PDF/A-Validierung. Hinzu kommt das Management des Datenlebenszyklus: Aufbewahrungsfristen, Löschfristen und Regeln für den Übergang vom aktiven Archiv zum historischen Archiv.

Das System muss die Kategorien von Datensätzen unterscheiden – buchhalterische Belege, Transaktionsbelege, Personalakten, Patienten dossiers, Schülerdaten –, da jeder Kategorie unterschiedliche Dokumentationspflichten entsprechen. Die Datensätze müssen zudem für Revisoren und Steuerbehörden geordnet und lesbar vorlegbar sein, ohne manuelle Rekonstruktionen.

Auffindbarkeit, Rollen und Audit-Trail: ISO 15489 und die «Single Source of Truth»

ISO 15489-1:2016 zur Records-Management und ISO 16175-1:2020 zu den Anforderungen an Systeme zur Dokumentenverwaltung bieten den Rahmen. Die Zugriffsrechte müssen granular, überprüfbar und über ein einziges Portal verwaltet sein, um einen globalen Überblick darüber zu geben, wer welche Dateien einsehen darf.

Für die Auffindbarkeit sind Volltextsuche und OCR bei unstrukturierten Dokumenten erforderlich. Das erklärte Ziel ist es, das Risiko von Sanktionen aufgrund der Unmöglichkeit, alte Datensätze zu finden, zu reduzieren. Auch die rechtliche Sperre mit eDiscovery muss vorgesehen sein: Ein Dokument unter Legal Hold muss während der Aufbewahrung auffindbar und unveränderlich bleiben.

Das architektonische Kriterium ist die Single Source of Truth: ein einziges Register, das die heute bei Treuhändern, IT-Dienstleistern, OneDrive oder SharePoint verstreuten Dokumente umfasst und einer zentralen Governance unterliegt. Die Wirkung zeigt sich bei Kontrollen. Wenn die Belege auf mehrere Akteure und Plattformen verteilt sind, erfordert die Rekonstruktion eines einzelnen Vorgangs Zugriffe, Suchen und Abstimmungen bei Dritten.

Von der buchhalterischen Daten zur Erklärung: Steuer-Export, Mehrwertsteuer und zuständige Behörden

Das schweizerische Steuersystem hat drei Ebenen – Bund, Kantone und Gemeinden. Jeder Kanton ist autonom in der Festlegung der Steuerfaktoren und Tarifskalen, unter Einhaltung der Bundesgesetzgebung. Fristen und Formulare werden von den Kantonen verwaltet; die nationale Koordination obliegt der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV); die Mehrwertsteuer ist bundesrechtlich geregelt. Das ERP-System muss daher Daten für verschiedene Ansprechpartner und Zeitpunkte im Jahr produzieren.

Der Export muss mit der Steuererklärung übereinstimmen. Die Software muss die deklarierten Positionen, einschliesslich Abzüge (z. B. Sozialversicherungsbeiträge AHV/IV/EO und BVG, Krankenkassenprämien KVG oder Berufsauslagen für natürliche Personen), nachvollziehbar und belegbar machen. Formulare und Ausfüllanweisungen sind jährlich bei den kantonalen Ämtern zu überprüfen. Das Produkt muss sich aktualisieren lassen, ohne dass der historische Datenbestand verloren geht.

Hinsichtlich der Interoperabilität erwähnt das Bundesdokument zur Entlastung der Unternehmen von normativen Kosten eine zentrale elektronische Plattform für den Kontakt zwischen Unternehmen und Behörden, basierend auf Standards und Protokollen für den Datenaustausch. Ein ERP-System, das nur in proprietären Formaten oder unstrukturierten PDFs exportiert, verteuert jede zukünftige Anpassung.

Datenschutz, Hosting und Anbieterabhängigkeit

Ein ERP-System verarbeitet Daten, die spezifische Vorsichtsmassnahmen erfordern: buchhalterische Belege, Personalakten, Patientendossiers, Schülerdaten. Aufbewahrung und Zugriff müssen daher unter anderem das DSG einhalten. Die Zugriffsverwaltung muss Rollen, Funktionen und Dokumententypen unterscheiden.

Was die Standards betrifft, ist ISO/IEC 27001 der internationale Standard für das Informationssicherheitsmanagement. Er hilft, Daten systematisch zu schützen, Risiken zu minimieren und das Vertrauen von Kunden und Partnern zu festigen.

In der Schweiz wird die Zertifizierung von Stellen mit staatlicher Akkreditierung wie SQS ausgestellt. Es ist zu prüfen, auf welche Ausgabe der Norm sich das Zertifikat bezieht. Managementsystemnormen werden periodisch überarbeitet: Die revidierten Versionen von ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015 werden für 2026 erwartet, jene von ISO 45001:2018 für 2027.

Bei der Datenhoheit wiegen zwei Entscheidungen schwer: Wo das Archiv resides und wie stark die Abhängigkeit von Dritten ist. Die Abhängigkeit von externen Anbietern zu reduzieren bedeutet, die Kontrolle über die bei Treuhändern, IT-Dienstleistern und Cloud-Services verstreuten Dokumente zurückzugewinnen und sie einer zentralen Governance zu unterstellen. Im Vertrag sind Standort der Daten, Formate und Vollständigkeit des Exports, Rückgabe der Daten bei Beendigung der Beziehung und Betriebskontinuität bei Anbieterwechsel festzulegen.

Schlüsselindikatoren für Sicherheit und Datenhoheit in einer schweizerischen ERP-Software

Wie man eine ERP-Software bewertet oder eine massgeschneiderte Entwicklung einrichtet

Ausgangspunkt: Rechtsform und Rechnungslegungsregime. Für eine GmbH oder eine AG muss das System doppelte Buchführung, Jahresabschluss und Bilanz abdecken. Für ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft mit einfacher Buchführung genügen chronologische Aufzeichnungen von Einnahmen und Ausgaben, sofern sie vollständig sind und aufbewahrt werden.

Aufbewahrung: Explizite Prüfung der Konformität mit OR, VHB, MWSTG und DSG. Erforderlich sind Unveränderlichkeit und Nicht-Manipulierbarkeit der Dokumente (WORM), PDF/A-Validierung, Lebenszyklusmanagement mit Aufbewahrungsfristen und Löschregeln.

Nachvollziehbarkeit: Granulare und überprüfbare Zugriffsrechte, Volltextsuche. Hinzu kommen rechtliche Sperren mit eDiscovery und eine einzige Quelle der Wahrheit für Unternehmensdokumente.

Steuern: Export konsistent mit der Steuererklärung und der Verwaltung der federalen Mehrwertsteuer. Die Nachvollziehbarkeit der Abzüge und die Fähigkeit, die aktualisierten Formulare der Kantone zu übernehmen, müssen gewährleistet sein.

Sicherheit und Hoheit: Zertifizierung ISO/IEC 27001 des Produkts oder des Hostings und Standort der Daten. Die DSG-Konformität muss geprüft werden.

Portabilität: Vollständiger Export und lesbare Formate. Es werden vertragliche Ausstiegsklauseln benötigt.

Für diejenigen, die eine massgeschneiderte Entwicklung in Auftrag geben, ist die Wahl des Anbieters ein eigenes Kriterium. Laut den von Val Index zitierten schweizerischen Register- und Bundesdaten sind in der Schweiz rund 5'000 Unternehmen für individuelle Softwareentwicklung tätig, von grossen Integratoren bis zu spezialisierten Boutiquen (UST STATENT 2023, NOGA 62.0). In der Spezifikation sind von Anfang an Eigentum an den Daten, Format der Exporte, Migrationspflicht und Dokumentation der Datenstrukturen aufzunehmen.